შესავალი
- ასოციაცია „ჰერა XXI“-ის მიერ ყველა შესყიდვა უნდა განხორციელდეს შესყიდვის ქვემოთმოცემული სტანდარტების შესაბამისად. შესყიდვის ოპერაციები, განურჩევლად მეთოდისა და ვალუტისა, მაქსიმალურად უნდა უწყობდეს ხელს ღია და თავისუფალ კონკურენციასა და არსებულ სტანდარტებთან შესაბამისობას. ორგანიზაცია არ ახორციელებს შესყიდვას, რომელიც შეიძლება მიჩნეული იყოს თვითნებურად ან შემზღუდველად.
პოლიტიკის მიზანი
- ასოციაცია „ჰერა XXI“-ის შესყიდვებისთვის განკუთვნილი სახსრების რაციონალური ხარჯვის უზრუნველყოფა;
- ჯანსაღი კონკურენციის ხელშეწყობა, საქონლის მიწოდების, ასოციაციისათვის საჭირო მომსახურების გაწევის სფეროში;
ეკოლოგიურად სასურველი შესყიდვა (EPP)
- უპირატესობა ენიჭება ისეთი პროდუქტებისა და მომსახურების შეძენას, რომლებსაც ეკოლოგიურად სუფთა მახასიათებლები, მისაღები ფასი, დამაკმაყოფილებელი ხარისხი და მიწოდების მისაღები პორიბები აქვს.
შესყიდვის მეთოდები
შესყიდვები განხორციელდება ერთ-ერთი შემდეგი მეთოდის გამოყენებით:
(ა) მცირე შესყიდვის პროცედურები,
შესყიდვები, რომელთა ღირებულებაა 1 000 ლარიდან 5 000 ლარამდეა, საჭიროებს სამ სატელეფონო შეთავაზებას ტარიფის, ფასის და ა.შ. შესახებ. მზადდება ოქმი, რომელშიც მითითებულია სატელეფონო შეთავაზების თარიღი, ხელშემკვრელი მხარეები და საკონტრაქტო ფასი. ოქმს და ხელშეკრულებას ამზადებს პროექტის კოორდინატორი/შესყიდვების ოფიცერი.
ხელშეკრულებას ხელს აწერენ პასუხისმგებელი პირები: აღმასრულებელი დირექტორი, ფინანსური ოფიცერი და პროექტის კოორდინატორი; 1 000 ლარზე ნაკლები ღირებულების შესყიდვის შემთხვევაში, ძალისხმევა გულისხმობს ყველაზე დაბალ და საუკეთესო ფასზე შეთანხმებას, ამგვარი ძალისხმევა წერილობითი ჩანაწერს არ საჭიროებს.
მარაგის, აღჭურვილობისა და მომსახურების შესყიდვა, რომლის ღირებულებაც 5 000-დან 20 000 ლარამდეა, საჭიროებს წერილობით დოკუმენტაციას, თუმცა არ არის საჭირო ამ დოკუმენტაციის იურიდიულად გაფირმება. ასოციაცია მოიპოვებს წერილობით პასუხებს მინიმუმ სამი გამყიდველისგან და ასეთი პასუხების არარსებობის შემთხვევაში, მზადდება და განთავსდება განცხადება შესყიდვის შესახებ.
(ბ) სატენდერო/საკონკურსო წინადადებები,
როდესაც ხელშეკრულების, მარაგების, აღჭურვილობის ან მომსახურების ღირებულება აღემატება 20,000 ლარს, მზადდება განცხადება სატენდერო/საკონკურსი წინადადების შესახებ. ეს შეტყობინება ერთხელ მაინც გამოქვეყნდება სატენდერო წინადადებების ოფიციალურ ვებ-გვერდზე. ვებ-გვერდზე წინადადება ქვეყნდება სატენდერო წინადადებების დასრულებამდე არანაკლებ შვიდი (7) დღით და არაუმეტეს თოთხმეტი (14) დღით ადრე.
განცხადება სატენდერო წინადადებაზე მოიცავს შესასყიდი საქონლის ან მომსახურების სრულ, ზუსტ და რეალურ დახასიათებასა და აღწერას, სატენდერო დეპოზიტს, მითითებას ხელშეკრულების შესრულების უზრუნველყოფის გარანტიაზე (ასეთის არსებობის შემთხვევაში), იმ ადგილის დასახელებას, სადაც ინახება სატენდერო წინადადებების ფორმები და სპეციფიკაციები, სატენდერო წინადადებების გახსნილად გამოცხადების დროისა და ადგილის მითითებას, და შესყიდვის პროცედურაში გამარჯვება მიენიჭება თუ არა მონაწილეს ყველაზე დაბალი ფასის ან ყველაზე დაბალი სავარაუდო ფასის შეთავაზების საფუძველზე. თუ სატენდერო წინადადებაში მითითებულია ყველაზე დაბალი სავარაუდო ფასი, შეფასების კრიტერიუმები უნდა იყოს მითითებული სატენდერო წინადადების შესახებ განცხადებაში.
შეჯამებისა და სატენდერო შესყიდვების შედეგებს, სიზუსტისა და სრულყოფილების დადგენის მიზნით, შეისწავლის პროექტის კოორდინატორი/შესყიდვების ოფიცერი, რომელიც დასკვნების საფუძველზე რეკომენდაციებს აწვდის ასოციაციას. გარდა ამისა, პროექტის კოორდინატორმა/შესყიდვების ოფიცერმა უნდა განსაზღვროს, რომ ყველა ფირმა არის მოქმედი და პასუხისმგებელი. ასოციაცია იღებს გადაწყვეტილებას იმის შესახებ, თუ ტენდერის რომელ მონაწილესთან გაფორმდება კონტრაქტი. ასოციაციის მიერ მონაწილის შერჩევის შემდეგ მომზადდება ხელშეკრულება წარმატებული პრეტენდენტის მიერ ხელმოსაწერად. ხელშეკრულების გაფორმების შემდეგ, ყველა წარუმატებელ პრეტენდენტს უკან უბრუნდება სატენდერო დეპოზიტი.
ხელშეკრულებას ამზადებს პროექტის კოორდინატორი/შესყიდვების ოფიცერი. ხელშეკრულებას ხელს აწერენ პასუხისმგებელი პირები: აღმასრულებელი დირექტორი და საბჭოს წევრი; ფინანსურ საკითხებზე პასუხისმგებელი პირი; პროექტის კოორდინატორი.
კონტრაქტი
ზოგადად, ყველა შესყიდვა, რომლის ღირებულებაც აღემატება 1 000,00 ლარს, იქნება გამყარებული და მხარდაჭერილი წერილობითი კონტრაქტით. ყველა კონტრაქტში შესული იქნება დებულება, რომელიც ასოციაცია „ჰერა XXI“-ს საშუალებას აძლევს გააუქმოს ნებისმიერი კონტრაქტი, შესაბამისი საბაბის არსებობის შემთხვევაში.
დოკუმენტაცია
ნებისმიერ მოცემულ ტრანზაქციასთან დაკავშირებით შედგენილი ყველა პირველწყარო დოკუმენტი (ქვითრები, მიღება-ჩაბარების აქტები და სატენდერო მასალები) ინახება და აღირიცხება სათანადო წესით. სადაც ეს შესაძლებელია, ცალკეული შესყიდვის შესაბამისი პირველწყარო დოკუმენტები ცალკე უნდა იყოს შენახული და აღრიცხული. სადაც შეუძლებელია ცალკეული შესყიდვების დოკუმენტების ცალკე შენახვა, პირველწყარო დოკუმენტების აღრიცხვა და შენახვა განხორციელებული უნდა იქნას გონივრული წესით.
ინტერესთა კონფლიქტი
ასოციაცია „ჰერა XXI“-ის ნებისმიერ წევრს, მოხალისეს, თანამშრომელსა თუ კონსულტანტს ეკრძალება შესყიდვაში მონაწილეობა ან რაიმე ინტერესის გამოხატვა შესყიდვასთან დაკავშირებით, თუ არსებობს ინტერესთა კონფლიქტი, იქნება ეს რეალური თუ სავარაუდო. ინტერესთა კონფლიქტი წარმოიქმნება მაშინ, როდესაც ასოციაცია „ჰერა XXI“-ის თანამდებობის პირს ან თანამშრომელს, მათ პარტნიორებს, ოჯახის წევრებს ან ორგანიზაციას, რომელიც ასაქმებს ან გეგმავს რომელიმე ზემოაღნიშნული პირის დასაქმებას, აქვს ფინანსური ან სხვა ინტერესი რომელიმე კონკურენტ ფირმაში.
ნებისმიერ კონტრაქტორს, რომელიც შეგნებულად და განზრახ დაარღვევს წინამდებარე შესყიდვების სტანდარტებში მითითებულ დებულებებს, აეკრძალება მომავალ ტრანზაქციებში მონაწილეობა.
ასოციაცია „ჰერა XXI“-ის შესყიდვების პოლიტიკის საფუძველს წარმოადგენს საქართველოს კანონი „სახელმწიფო შესყიდვების შესახებ“.
გადასინჯვისა და დამტკიცების თარიღი: 2021 წ.